Циркулярни Писма

Когато масова поща за изпращане на хора в пощенския ви списък, можете да използвате циркулярните документи, за да създадете партида персонализирани писма. Всяка буква, която се произвежда има идентични оформление, форматиране, текст и графика. Само определени раздели на писмото са различни и са персонализирани.

Има три файлове, включени в създаване и отпечатване на писма, с помощта на процеса на циркулярни документи:

• Основния документ
  този документ съдържа текст и графика (емблема или изображение, например), които са еднакви за всяка версия на циркулярния документ. Тялото на буквата е пример за идентични съдържание.
  
• Вашия пощенски списък
  това е източника на данни, който се използва за попълване на информация в писмото. Вашия пощенски списък има имена, например и основния документ е писмото, което ще бъде адресирано до имената в списъка ви.
  
• Вашия циркулярен документ
  този документ е комбинация от основния документ и пощенския списък. Циркулярни документи извлича информация от пощенския списък и го поставя в основния документ, което води до персонализирано писмо за всеки човек.
  
  
  Съпка 1. В раздела пощенски съобщения , в групата стартиране на циркулярни изберете стартиране на циркулярни документи > писма.
  
  
  
  2. В Wordвъведете тялото на буквата (пример следва), който искате да изпратите до всички.
     
     

  Стъпка 2: Настройка на пощенския списък

  Пощенския списък е вашият източник на данни. Тя може да бъде електронна таблица на Excel , директория с Outlook контакти, база данни на Access или Office адресен списък. Тя съдържа записите, които Word използва, за да отделите информация от за изграждане на вашето писмо.
  Съвети
  

  • Ако не разполагате с пощенски списък, можете да създадете такъв по време на циркулярните документи. Преди да започнете процеса на циркулярни документи, Съберете всички ваши записи на данни и ги добавете към източника на данни.
    
  • Ако използвате електронна таблица на Excel , уверете се, че колоната за пощенски кодове или пощенски кодове е форматирано като текст, така че да не загубите всички нули.
    
  • Ако искате да използвате контактите си от Outlook, уверете се, че Outlook е вашата имейл програма по подразбиране.
    

  Стъпка 3: Свързване на вашия пощенски списък към вашия основен документ

  Сега сте готови да Отвори източника на данни за вашия пощенски списък и да го свържете към вашето писмо.
  

  1. В раздела Пощенски съобщения, в групата Стартиране на циркулярни документи изберете Избор на получатели, след което изберете опция.
     
     
  2. Направете едно от следните неща:
     
     • Ако нямате пощенски списък, изберете Въвеждане на нов списък и създайте такъв.
       или
       
     • Ако пощенският ви списък е в електронна таблица на Excel, база данни на Access или друг тип файл с данни, изберете Използване на съществуващ списък. След това отидете до вашия списък и изберете Отвори.
       или
       
     • Ако използвате контактите си в Outlook, изберете Избор от контакти в Outlook.
       
  3. Изберете Файл > Запиши като.
     
  4. В полето Име на файл въведете име на файл, след което изберете Запиши.
     

  
  Редактиране на списъка получатели
  Ако сте създаване и отпечатване на писма за всеки във вашия списък, отидете на "стъпка 4: Добавяне на персонализирано съдържание към вашето писмо." Ако искате да изпратите писма на хора, които живеят, например в рамките на 20 мили от събитие сте домакин, след което използвайте филтър като пощенски код или пощенски код да стесните списъка.
  

  1. Изберете Редактиране на списъка на получателите.
     
     
  2. В диалоговия прозорец Получатели на циркулярни документи отметнете квадратчето до името на всеки човек, който искате да получавате имейл съобщението.
     
     

  В диалоговия прозорец Получатели на циркулярни има опции за прецизиране на списъка на получателите. Двете най-често използваните опции са да сортирате и да филтрирате списъка, за да го направите по-лесни за намиране на имената и адресите.
  
  За по-подробна информация вижте сортиране и филтриране на данни за циркулярни документи.
  

  Стъпка 4: Добавяне на персонализирано съдържание към вашето писмо

  Добавяне на съдържание към вашето писмо, която е различна за всеки човек, който го получава – например неговото име и адрес. Най-добрата практика за добавяне на тези данни е да вмъкнете променливи полета в основния документ.
  
• В раздела Пощенски съобщения, в групата Запис и вмъкване на полета изберете Адресен блок.
  
  
• В диалоговия прозорец Вмъкване на адресен блок изберете формата за името на получателя, както то ще се вижда в писмото.
  
  
• Изберете OK.
  
  Забележка: За да видите как ще изглеждат адрес в писмото, под Визуализация, изберете Визуализация на резултатите. Изберете следващата или предишна запис бутон, за да преминавате през записите в източника на данни.
• В групата писане и вмъкване изберете Ред за поздрав.
  
  
• В диалоговия прозорец Вмъкване на ред за поздрав изберете формата, който искате да използвате.
  
• Изберете OK , за да вмъкнете поле за обединяване в писмото.
  
• Изберете файл > Запиши за запазване на буквата (пример следва), който създавате за циркулярни документи.
  
  

За да вмъкнете друга информация по избор в писмото от пощенския си списък, вижте Добавяне на полета за циркулярни една по една.

Проверка на имената на полетата в циркулярни писма
Уверете се, че Word намира имената и адресите в пощенския списък.

1. В раздела Пощенски съобщения, в групата Запис и вмъкване на полета изберете Съгласуване на полета.
   
   Съвет: Полета за циркулярни писма може да се отвори и от диалоговия прозорец Вмъкване на адресен блок, който вече сте използвали за добавяне на адресен блок към основния документ.
2. В диалоговия прозорец Съгласуване на полета потвърдете, че полетата със записи, които се показват в списъка, съответстват на имената на заглавия на колони за записите във вашия източник на данни за пощенския списък.
   

•